Những cuộc hội thảo hay hội nghị luôn được thực hiện với mục đích mang đến cho người tham gia những trải nghiệm toàn diện. Do đó, để tổ chức bất kỳ cuộc hội thảo, hội nghị nào, bạn cần phải có sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết ít nhất vài tháng trước khi hội thảo chính thức bắt đầu. Trong suốt thời gian diễn ra, hội thảo chạy như bộ máy của một chiếc đồng với nhiều hoạt động xuyên suốt theo đúng tiến độ. Tuy nhiên, trong thực tế nhiều hội thảo được diễn ra theo mục đích để phát triển bầu không khí phù hợp với nó và đem lại nhiều kinh nghiệm bổ ích choi người tham gia. Sau đây là các bước chuẩn bị và thực hiện một cuộc hội thảo, hội nghị.

Lên chủ đề cho chương trình

Mỗi sự kiện đều có nội dung chính hay chủ đề riêng để thúc đẩy quá trình thiết lập, đối tượng tham gia hay khách hàng và các phương pháp tiếp thị cho sự kiện. Nhìn chung, mục đích của những sự kiện kinh doanh như hội thảo quốc tế trong ngành công nghiệp nhất định sẽ thu hút người tham gia, đó là những nhà hoạt động trong lĩnh vực này và nhà tài trợ, người sẽ được lợi từ việc quảng bá sản phẩm của họ trong hội thảo.

Ngoài ra, chủ đề của hội thảo sẽ quyết định kênh tiếp thị được sử dụng để quảng cáo sản phẩm. Đội ngũ tiếp thị hội thảo cũng cần xác định đúng đối tượng tham gia (cá nhân hoặc công ty) tạo điều kiện thuận lợi cho việc bán sản phẩm trong sự kiện.

(Nguồn ảnh: Internet)

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức phụ thuộc nhiều vào quy mô của sự kiện. Quy mô của sự kiện thường tùy thuộc vào số lượng khách, địa vị xã hội của khách tham gia (quý tộc hay chính trị gia) và những hoạt động diễn ra suốt sự kiện, đối với các cuộc triển lãm thì yêu cầu có một không gian phòng trưng bày phù hợp.

Đối với những hội thảo có số lượng người tham gia khoảng 100 đến 200 khách có thể tổ chức trong phòng hội nghị của khách sạn theo lối thiết kế nhà hát hoặc theo kiểu phòng học. Tuy nhiên, đối với những sự kiện lớn hơn có khoảng 500 đến 1000 người tham gia cần phải có hội trường lớn hơn như phòng khiêu vũ, thính phòng hay trung tâm hội nghị lớn.

Vị trí và tiêu chuẩn chất lượng của địa điểm tổ chức cũng là một vấn đề cần được cân nhắc kỹ, đặc biệt đối với những sự kiện có sự hiện diện của nhiều nhân vật quan trọng (VIPs). Theo đó, cũng có thể yêu cầu một địa điểm tổ chức danh tiếng để đảm bảo chất lượng món ăn và cơ sở thiết bị phục vụ cho hội thảo. Địa điểm tổ chức luôn được khảo sát tỉ mỉ về tình trạng thực tại, hay xem xét vị trí thích hợp, chất lượng dịch vụ, không gian địa điểm và giá cả trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Truyền thông cho sự kiện

Quảng bá sự kiện hội thảo là vấn đề đau đầu nhất và cũng là thử thách lớn nhất trong quá trình tổ chức sự kiện và là một khía cạnh quan trọng để làm nên sự thành công của sự kiện. Bởi vì số lượng người đến với sự kiện phụ thuộc vào sức mạnh của hoạt động truyền thông. Sự kiện có đạt được mục tiêu ban đầu hay không, sự kiện thu được khoản lợi nhuận lớn hay thua lỗ nặng nề, tất cả đều phụ thuộc vào bước truyền thông này. Điều này có nghĩa là một chiến lược truyền thông đúng đắn và vị trí , địa điểm tổ chức phải thu hút nhiều người đăng ký tham gia.

Thường thì người tổ chức sự kiện sẽ có một khoản ngân sách dùng để phục vụ cho việc quảng bá sự kiện như đăng bài quảng cáo lên các trang báo và tạp chí hay truyền thông như tivi, radio. Thông cáo báo chí cũng có thể được gửi đến một số tờ báo nổi tiếng nhằm tạo ra sự hiểu biết về sự kiện sắp diễn ra. Thêm vào đó, những băng rôn và bảng quảng cáo cũng được sử dụng ở những điểm giao thông trọng điểm. Khi sử dụng những bảng quảng cáo in ấn, phải xác định được đối tượng nhắm đến. Đối với những bài quảng cáo trên phương tiện đại chúng cũng cần có một kịch bản lôi cuốn, đồng thời nhấn mạnh những lợi ích đặc biệt khi tham gia sự kiện.

Tuy nhiên, với ngân sách hạn hẹp, vấn đề truyền thông cũng được cân nhắc kỹ. Nếuđó là sự kiện của một ngành công nghiệp, quảng bá thông qua việc chuyển fax trực tiếp đến các công ty trong ngành được xem là cách khả thi. Truyền thông bằng điện thoại cũng được xem là một cách hiệu quả đối với nhóm người cụ thể. Hơn nữa, có thể để đội ngũ nhân viên bán hàng khuyến khích khách hàng cũng là một chiến lượt thu hút và hiệu quả. Gửi mail quảng cáo hàng loạt đã trở thành phương pháp hiệu quả tiết kiệm nhất. Nếu người tổ chức đã có sẵn dữ liệu địa chỉ mail thì việc này rất hữu dụng, hoặc danh sách địa chỉ mail có thể được mua từ công ty dữ liệu.

(Nguồn: Internet)

Hợp tác với nhà tài trợ

Hợp tác với nhà tài trợ danh tiếng sẽ làm tăng tiếng tăm của sự kiện và hạn chế chi phí. Nhà tài trợ cũng có thể giúp truyền thông cho sự kiện khi họ quảng bá sự kiện đến với khách hàng của họ. Ngoài ra, nhà tài trợ có thể làm giảm chi phí thuê địa điểm tổ chức bằng việc trao đổi với không gian triễn lãm của họ. Nhà tài trợ có thể yêu cầu thông điệp nhỏ về tên công ty của họ để người tham gia có thể biết đến họ trong quá trình diễn ra sự kiện. Họ thường tặng những hàng mẫu hay món quà nhỏ cho khách tham gia.

Quản lý nhân lực và làm việc với diễn giả

Dĩ nhiên rằng, một cuộc hội thảo sẽ không thành công nếu không có nhân lực và diễn giả, người chia sẻ kiến thức với khách tham gia. Mời những diễn giả cần phải có tài diễn thuyết và danh tiếng trong nhiều cuộc hội thảo, cung cấp cho người tham gia những thông tin liên quan đến một lĩnh vực nhất định. Làm việc với diễn giả và bài thuyết trình của họ trước khi diễn ra hội thảo và thông báo lại với họ tiến trình, thời gian cũng như số lượng người tham gia. Kiểm tra lại những yêu cầu đặc biệt từ diễn giả ví dụ như máy chiếu, thêm mic để dùng trong vuệc tương tác với khán giả…

Tất cả các sự kiện đều yêu cầu một nhóm nhân lực có khả năng để đảm nhiệm từng nhiệm vụ như dẫn đường cho khách, ghi danh khách tham dự, dịch vụ chăm sóc khách hàng và vấn đề tài chính. Toàn đội thực hiện phải được nắm bắt được bản dự thảo chương trình được yêu cầu để tránh những rắc rối và sai xót xảy ra trong quá trình thực hiện. Để đảm bảo chương trình được diễn ra một cách suông sẻ, mỗi thành viên tổ chức phải làm quen với nhiệm vụ của từng người. Và cũng cần phải đảm bảo sự kết hợp giữ lịch trình chuẩn bị chi tiết cùng với nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi cá nhân. Người quản lý chương trình sẽ quản lý toàn đội và đảm bảo rằng mỗi thành viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả. Ngoài ra, người quản lý chính có thể ủy quyền cho thành viên khác để giải quyết một số phần công việc như về địa điểm tổ chức, liên lạc với nhà tài trợ hay trang trí, trưng bày sự kiện.

Ngày diễn ra chương trình

Tất cả sự chuẩn bị và kế hoạch của sự kiện thực hiện được khoảng 80% những công việc liên quan thì sự kiện sẽ được diễn ra, mặc dù công đoạn chuẩn bị khá tốn thời gian nhưng sự kiện có thể chỉ diễn ra trong vài ngày hay thậm chí chỉ là vài giờ đồng hồ. Vào những ngày cận kề sắp diễn ra sự kiện, mọi thứ cần được kiểm tra một lần nữa để đảm bảo tất cả đều đã sẵn sàng chạy chương trình, từ khâu kiểm tra lại địa điểm tổ chức, mic, máy chiếu, hệ thống âm thanh hình ảnh. Những vật dụng đã được liệt kê để phục vụ cho sự kiện cũng cần được di chuyển đến địa điểm tố chức ít nhất một ngày trước đó. Nhân viên chạy sự kiện sẽ được điều đến những vị trí đã được phân công vào vài ngày trước đó.

Vào ngày chính thức diễn ra sự kiện, nhân viên phải có mặt tại địa điểm tổ chức ít nhất là một tiếng rưỡi trước khi sự kiện diễn ra. Họ phải báo cáo tình trạng công việc tại vị trí đảm nhiệm và phải chắc chắn mọi việc đã sẵn sàng để đón khách vào nữa giờ tới trước khi hội thảo bắt đầu. Phần ghi danh sẽ được thực hiện ở phía trước cửa để đảm bảo số lượng người được phép tham gia. Bảng tên, quà, lịch trình hay thông tin liên quan đến sự kiện cũng sẽ được phát đến với khách tham gia vào thời điểm này và người dẫn đường sẽ đưa khách vào đúng vị trí ngồi trong hội trường diễn ra sự kiện.

Toàn thể nhân viên phải có trách nhiệm đưa ra lời khuyên hay giúp đỡ khách tham gia trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Cuối cùng, những mẫu góp ý và nhận xét sẽ được đưa tới khách tham gia, sau đó sẽ được thu lại. Việc làm này nhằm biết được mức độ hài lòng của khách tham gia và đồng thời thu thập được những đóng góp ý kiến cũng như rút kinh nghiệm đối với những sự kiện trong tương lai.

Để có được một buổi hội nghị, hội thảo như ý muốn đòi hỏi nhà tổ chức cần phải có những bước chuẩn bị thật chu đáo và chi tiết, đồng thời các thành viên trong nhóm thực hiện phải phối hợp nhịp nhàng với nhau. Hơn nữa, những khâu chuẩn bị cần được sắp xếp và lên kế hoạch cụ thể nhất. Thành công hay thất bại, lời hay lỗ của sự kiện đều phụ thuộc vào quá trình hoạt động xuyên suốt không ngừng nghỉ của mỗi nhân viên. Tôi mong rằng thông qua bài viết này, bạn đã định hình được trong đầu mình các bước để thực hiện một chương trình trong tương lai. Chúc các bạn thành công.